Ücretsiz Kurs Yönetim Programı: Ne Zaman Yeterli?

Ücretsiz kurs yönetim programı dört farklı biçimde karşınıza çıkar: Excel veya Google E-Tablolar şablonları, bulut yazılımların ücretsiz planları (freemium), kendi sunucunuza kurduğunuz açık kaynak yazılımlar ve ücretli ürünlerin süreli deneme sürümleri. Özel ders veren bir eğitmen, küçük bir dil kursu ya da birkaç düzine kursiyerle yeni başlayan bir kurum için ücretsiz bir seçenek günlük işleri rahatlıkla yürütebilir. Maliyet başka yerde ortaya çıkar: harcadığınız zamanda, er geç ulaşacağınız sınırlarda, bakımda ve ileride başka bir sisteme taşınırken.

Kurs yönetim yazılımında “ücretsiz” ne anlama gelir?

“Ücretsiz kurs takip programı” ya da “ücretsiz kurs yönetim programı” diye arama yaptığınızda aynı etiketin altında birbirinden çok farklı şeyler bulursunuz. Karşınızdakinin hangi türden olduğunu bilmek, kurumunuza uyup uymadığını değerlendirmenin ilk adımıdır.

Excel ve Google E-Tablolar şablonları

Kursiyer listesi, yoklama, ders programı ve taksit takibi için hazır tablolar. Zaten kullandığınız tablo programı dışında bir maliyeti yoktur ve istediğiniz gibi uyarlanabilir. Ancak öğretmenler ve kursiyerler için ayrı giriş, bildirim ya da kimin neyi değiştirdiğini gösteren güvenilir bir geçmiş yoktur. Aynı dosyayı birkaç kişi düzenlediğinde kolayca bozulur.

Bulut yazılımların ücretsiz planları (freemium)

Pek çok bulut yazılımı, kursiyer, kurs, kullanıcı veya depolama alanı sınırı olan kalıcı bir ücretsiz plan ve onun üzerinde ücretli planlar sunar. Kurulum gerektirmeyen, bakımını sağlayıcının yaptığı hazır bir sistem elde edersiniz. Sağlayıcı müşterileri büyüdükçe kazandığı için sınırlar bilinçli olarak konmuştur. Hangi özelliklerin yalnızca ücretli planlarda olduğu dahil, sınırları dikkatle okuyun.

Açık kaynak, kendi sunucunuzda çalışan yazılımlar

Açık kaynak okul ve kurs yönetim sistemleri lisans ücreti ödemeden indirilip kullanılabilir, kodu da uyarlanabilir. Buna karşılık yazılımı bir sunucuya kurmak, yapılandırmak, güncellemek, yedeklemek ve güvenliğini sağlamak sizin ya da para ödediğiniz birinin işidir. Yazılım ücretsizdir; onu çalıştırmak değil.

Deneme sürümleri

Deneme sürümü, ücretli bir ürünü genellikle birkaç haftalık sınırlı bir süre için kullanmanızı sağlar. Bu bir testtir, ücretsiz bir çözüm değil: süre bitince ya ödeme yaparsınız ya da bırakırsınız. Kendi verilerinizle bir sistemi denemek için faydalıdır; yeter ki değerlendirmeyi önceden planlayın ve kararı sürenin dolmasına bırakmayın.

Ücretsiz seçeneklerin karşılaştırması

Tablo, temel artıları ve eksileri özetliyor. Herkese uyan tek bir seçenek yok. Doğru tercih kurumunuzun büyüklüğüne, teknik imkânlarınıza ve ne kadar hızlı büyümeyi beklediğinize bağlı.

Önce hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu netleştirmek istiyorsanız kurs yönetim sistemi seçim rehberimizle başlayın. Oradaki kontrol listesini ücretsiz ve ücretli seçenekler için aynı şekilde kullanabilirsiniz.

Ücretsiz yazılımın gizli maliyetleri

Sıfır lirayı karşılaştırmak kolaydır. Diğer maliyetleri karşılaştırmak öyle değil; bu yüzden karar vermeden önce onları da yazın.

Zamanınız

Her elle yapılan adım personelin zamanını alır: dosyalar arasında veri kopyalamak, kimin taksidini ödediğini kontrol etmek, aynı soruları telefonda tekrar tekrar cevaplamak. Varsayımsal bir örnek: Bir sekreter, daha uygun bir aracın üstleneceği işler için haftada fazladan üç saat harcıyorsa bu yılda 150 saati aşar. Bir aracı “ücretsiz” saymadan önce bu saatlere bir değer biçin.

MEB’e bağlı kurslarda bir nokta daha var: kursiyer kaydı, devamsızlık ve ücret/dekont girişi gibi resmî kayıtlar e-Özel’de tutulur. Ücretsiz ya da ücretli hiçbir kurs programı bunun yerine geçmez. Bu yüzden iç takibinizi, e-Özel’e girilecek bilgileri kolayca bulabileceğiniz bir düzende kurun ki çift giriş yükü büyümesin.

Barındırma ve bakım

Kendi sunucunuzda çalışan bir yazılım sunucu, alan adı, şifreli bağlantı, düzenli güncelleme, güvenlik yamaları ve test edilmiş yedekler ister. Bu işleri birinin tatil dönemlerinde de aksatmadan yapması gerekir. O kişi ayrıldığında bilgi de çoğu zaman onunla birlikte gider.

Sınırlar

Ücretsiz planlar kursiyer, kurs, kullanıcı veya depolama alanını sınırlar, bazı özellikleri ücretli planlara ayırır. Sınıra gelindiğinde tam olarak ne olduğunu öğrenin: Bir sonraki kursiyeri yine kaydedebiliyor musunuz, yoksa kayıt haftasının ortasında plan değiştirmek zorunda mı kalıyorsunuz?

Destek

Ücretsiz planlar ve topluluk projeleri genellikle sınırlı destek sunar. Hangi destek kanalının olduğunu ve dönemin ilk günü bir şey çalışmazsa ne yapacağınızı önceden sorun.

Geçiş ve verilerin taşınabilirliği

Her sistem değişikliği veri temizliği, içe aktarma ve personeli yeniden eğitme zamanı demektir. Birlikte büyüyebileceğiniz bir araç seçmek ikinci bir taşınmayı önler. Başlamadan önce, ayrılmak isterseniz verilerinizi nasıl geri alacağınızı, yoklama geçmişi ve belgeler gibi hangi bilgilerin buna dahil olduğunu ve hangi formatta teslim edileceğini de sorun.

Sormanız gereken güvenlik ve KVKK soruları

Kursiyer verileri ad ve iletişim bilgilerini, çoğu zaman reşit olmayan kursiyerlerin ve velilerinin bilgilerini, ödeme bilgilerini ve notları içerir. Aracın ücretsiz olması bu veriler üzerindeki sorumluluğunuzu azaltmaz. Gerçek verileri herhangi bir sisteme girmeden önce şu sorulara net cevap alın:

• Hizmeti kim işletiyor ve şirket hangi ülkede kurulu?
• Veriler nerede saklanıyor, başka ülkelere aktarılıyor mu?
• Sağlayıcı, verilerinizi sizin adınıza işleyen taraf olarak güvenlik yükümlülüklerini yazılı bir sözleşmeyle üstleniyor mu?
• Bağlantılar şifreli mi, düzenli yedek alınıyor mu?
• Öğretmenler ve kursiyerler için ayrı roller tanımlanabiliyor mu, herkes yalnızca ihtiyaç duyduğunu görüyor mu?
• Ücretsiz plan nasıl finanse ediliyor? Reklam veya verilerinizin başka amaçlarla kullanılması konusunda gizlilik politikasını okuyun.
• Kendi sunucunuzdaki yazılımda güvenlik güncellemelerini kim, ne kadar hızlı yapıyor?
• Kursiyer ayrıldığında veya hizmeti bıraktığınızda veriler nasıl siliniyor?

Sunucuları yurt dışında olan bir hizmet kullanıyorsanız 7499 sayılı Kanun ile yenilenen KVKK md. 9 devreye girer. Yurt dışına aktarım kademeli bir yapıya bağlanmıştır: önce yeterlilik kararı, o yoksa standart sözleşme gibi uygun güvenceler, o da yoksa arızi haller. Standart sözleşmenin 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilmesi gerekir. Kursiyerleri ve velileri de KVKK md. 10 uyarınca verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebebe dayanarak işlendiği konusunda anlaşılır bir dille aydınlatmalısınız. VERBİS kaydından istisna olmanız KVKK’nın diğer yükümlülüklerinden muaf olduğunuz anlamına gelmez.

Excel dosyaları da aynı dikkati hak eder. E-postayla dolaştırılan ya da herkese açık bir bağlantıyla paylaşılan bir kursiyer listesi, küçük kurumlarda en sık görülen veri güvenliği risklerinden biridir. Daha kapsamlı bir kontrol listesi için eğitimde veri güvenliği ve KVKK yazımıza göz atın. Bu bölüm 29.10.2026 itibarıyla genel bilgi niteliğindedir, hukuki danışmanlık değildir; yükümlülüklerinizi bir KVKK uzmanıyla teyit edin.

Ücretsiz ne zaman yeterlidir?

Aşağıdaki maddelerin çoğu sizin için geçerliyse ücretsiz bir seçenek mantıklıdır:

• Kursiyer sayınız az ve görece sabit; örneğin 15 öğrencisi olan bir özel ders eğitmeni ya da iki grupla yeni açılmış bir kurs.
• Tüm idari işleri bir veya iki kişi yürütüyor.
• Ücretleri sistem dışında, örneğin havale/EFT ile topluyorsunuz ve faturaları mali müşaviriniz düzenliyor.
• Asıl ihtiyacınız düzen: kursiyer kayıtları, kurslar, ders programı, yoklama ve materyaller için tek bir yer.
• Yeni bir programı deniyorsunuz ve büyüyüp büyümeyeceğini henüz bilmiyorsunuz.

Bu aşamada bir bulut sisteminin ücretsiz planı genellikle Excel tablosundan daha iyi bir başlangıçtır; çünkü öğretmenler ve kursiyerler ilk günden kendi girişlerine sahip olur ve verileri iki kez taşımaktan kurtulursunuz. Excel’den geliyorsanız Excel’den kurs yönetim sistemine geçiş rehberimiz, verilerinizi içe aktarmaya nasıl hazırlayacağınızı adım adım gösteriyor.

Bir üst plana geçme zamanının geldiğini gösteren işaretler

• Bir sınıra yaklaşıyorsunuz: kursiyer, kurs, öğretmen veya depolama alanı. Yeni dönemden önce plan değiştirmek kayıt dönemi ortasında değiştirmekten çok daha kolaydır.
• Fatura ve tahsilatı kayıtlarla aynı sistemde görmek istiyorsunuz; iki ayrı listeyi eşleştirmekten kurtulmak için. Türkiye’de faturanın hangi durumda e-Arşiv veya e-Fatura olarak GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden düzenlenmesi gerektiğinin defter türünüze ve hasılatınıza bağlı olduğunu unutmayın; ayrıntılar için mali müşavirinize danışın.
• Sistemi kullanan kişi sayısı artıyor; yeni öğretmenler ya da ikinci bir yönetici gibi.
• Geçici çözümler ciddi zaman alıyor. Personel yan listeler tutuyor veya araçlar arasında veri kopyalıyorsa, ücretsiz seçenek kazandırdığından fazlasına mal oluyordur.
• Bakım aksıyor. Kendi sunucunuzdaki sistemde ertelenen güncellemeler ve hiç denenmemiş yedekler açık bir uyarı işaretidir.
• Kursiyerler daha fazlasını bekliyor; mevcut düzeninizin sunamadığı online sınavlar, video dersler veya sertifikalar gibi.

Plan değiştirmeden önce ücretli planın fiyatını kazandıracağı zamanla karşılaştırın. Varsayımsal bir örnek: Aylık 49 $’lık bir plan, sekreterinizi ayda dört saatlik elle yapılan tahsilat takibinden kurtarıyor ve ödeme hatalarını azaltıyorsa, karar 49 $ ile o dört saat ve hataların maliyeti arasındadır. Planları birer basamak yükseltin ve her planın sınırlarını önümüzdeki bir yılın hedefleriyle karşılaştırın.

Zolinex Ücretsiz plan neleri kapsar?

Zolinex kalıcı bir Ücretsiz plan sunar. Ekim 2026 itibarıyla bu plan 0 $’dır ve 1 yönetici, 2 öğretmen, 25 kursiyer, 15 kurs, 2 GB depolama alanı ve kurs başına 10 video derse kadar kullanım içerir. Ders programlı kurslar, yoklama, müfredat oluşturucu, ödevler, online sınavlar, anketler, belgeler, video dersler, kurs sohbeti ve bildirimler bu plana dahildir; yönetici, öğretmen ve kursiyer tarayıcıdan kendi portallarına girer.

Fatura ve tahsilat Pro planla başlar. Starter aylık 11 $ ile 100 kursiyer, 20 kurs ve 5 öğretmene kadar; Pro aylık 49 $ ile 500 kursiyer, 100 kurs ve 20 öğretmene kadar kullanım sunar ve faturaları ekler. Stripe Türkiye’de kurulu işletmelere hizmet vermediği için ödemeler nakit, havale/EFT veya kart olarak kaydedilir. Business aylık 149 $’dır, yıllık ödeme daha uygundur. Fiyatlar değişebilir; güncel bilgi fiyatlar sayfasında.

Ücretsiz yazılım, bilinçli seçildiğinde iyi bir başlangıçtır: hangi tür ücretsiz olduğunu, size zaman olarak neye mal olduğunu ve sınırlarının nerede olduğunu bilin. Bu sınırlar size ücretli bir plandan daha pahalıya gelmeye başladığında bir üst plana geçin.